Wanneer jij werk heb verricht voor of geleverd aan jouw klant, dan dient jouw klant hiervoor te betalen. Het bedrag dat betaald moet worden en het rekeningnummer waarnaar het geld overgemaakt kan worden, geef je door aan de klant middels een factuur. Ook de tijdsperiode waarbinnen betaald moet worden staat op de factuur aangegeven. Dit heet de vervaltermijn.
Wanneer jij als ondernemer een betaling binnenkrijgt, dien je in de administratie te verantwoorden waar die betaling vandaan komt. Door een verstuurde factuur aan de betaling te koppelen, heb je helder overzicht op je geldstromen. En mocht de Belastingdienst er om vragen dan hebben zij dat ook.
Ook voor de btw-aangifte komen facturen van pas. Het berekende btw-bedrag dient vermeld te worden op de factuur. Dit is gelijk het bedrag aan btw dat jij ook af moet dragen aan de belastingdienst. Door facturen te sturen hoef je bij de btw-aangifte enkel de btw-bedragen die eerder al berekend zijn bij elkaar op te tellen. Wel zo makkelijk.
Is jouw klant ook een ondernemer? Dan is de factuur ook van belang voor hen. Net als jij dienen ook zij de inkomende facturen aan de administratie toe te voegen. Jouw verstuurde factuur wordt aan hun kant gekoppeld aan de uitgaande betalingen.
Factuur vereisten
Facturen moeten voldoen aan een aantal eisen. Zo moet er een oplopend factuurnummer op staan en moet er beschreven worden wat voor een werk geleverd is. Het volledige rijtje eisen is als volgt:
- NAW-gegevens van jouw bedrijf (NAW = naam, adres, woonplaats)
- Jouw KvK nummer en btw-nummer
- NAW-gegevens van de klant
- Factuurnummer (oplopend)
- Factuurdatum
- Vervaldatum
- Omschrijving van het geleverde werk en/of de geleverde producten
- De totaalprijs welke betaald moet worden
- Het percentage btw dat gerekend is
Het is niet verplicht een rekeningnummer op de factuur te vermelden. Wil je echter dat de factuur daadwerkelijk betaald wordt, dan is het aan te raden dit wel te doen. Sommige opdrachtgevers zullen vragen om te vermelden in welke periode het werk geleverd is. Ook voor je eigen administratie kan dit een waardevolle toevoeging zijn.
Boekhoudprogramma's hebben de vereiste factuurvelden verwerkt in de factuurtemplates die jij kunt invullen. Werk jij (nog) niet met een boekhoudprogramma, dan heb ik handige factuurtemplates voor je gemaakt welke je kunt downloaden bij de gratis factuurgids. Alle vereiste velden zijn hierin opgenomen.
Goed betaalgedrag stimuleren
Er zijn verschillende trucjes welke je kunt toepassen om ervoor te zorgen dat je facturen sneller betaald worden. Particulieren en eenmanszaken hebben vaak geen uitgebreide administratie en al helemaal geen financiële afdeling. Om ervoor te zorgen dat jouw factuur betaald wordt in plaats van op de stapel ‘kijken we nog een keer naar’ belandt, moet je betaling zo makkelijk mogelijk maken. Overweeg bijvoorbeeld om een iDeal link aan je factuur toe te voegen, of een QR code via waar je klanten direct kunnen betalen.
Grotere bedrijven stellen vaak extra eisen aan de factuur, zoals de vermelding van projectnummers of het bijvoegen van afgetekende urenstaten. Wanneer je alles in één keer goed aanlevert, worden je facturen vaak sneller verwerkt. Doe je dit niet, dan kom je er vaak pas op de vervaldatum achter dat er iets mist bij de factuur en dat hij niet betaald wordt totdat je alle gevraagde onderdelen hebt aangeleverd. Dit kan onnodige vertragingen veroorzaken.
Er zijn ook bedrijven die standaard betaaldagen hanteren. Wanneer jij weet welke dagen dit zijn, kun je je factuur hierop afstemmen zodat de vervaldatum samenvalt met een betaaldag. Valt de datum net een dag later, dan is de kans groot dat de betaling pas op de betaaldag van de week erop gedaan wordt.
Zorg er daarnaast altijd voor dat de vervaldatum, het totaalbedrag en je rekeningnummer duidelijk op de factuur staan zodat daar niet naar gezocht hoeft te worden. Zo neem je zoveel mogelijk obstakels weg die de betaling zouden kunnen vertragen.
Gratis factuurgids
Wil je alles weten over facturering? Download dan de gratis minigids 'Facturen die betaald worden'. Hierin worden de factuurvereisten besproken en de terminologie van facturen uitgelegd. Ook is er een sectie met uitleg over hoe je het best om kunt gaan met wanbetalers, inclusief e-mail templates die je in een dergelijke situatie kunt inzetten. Daarnaast krijg je er als extraatje ook nog gratis factuurtemplates bij die je in kunt zetten voor je eigen facturatie.
Samenvatting
Je stuurt facturen om betaald te krijgen voor je werk en om ervoor te zorgen dat de betaling goed verwerkt kan worden in zowel je eigen administratie als in de administratie van jouw klant.
Er zijn wettelijke vereisten wat betreft wat er op een factuur vermeld moet worden. Zo moet er bijvoorbeeld opstaan wie de factuur heeft uitgegeven, voor wie hij bedoeld is, en uiteraard waarvoor er betaald moet worden. Ook krijgt elke factuur een eigen, oplopend, nummer zodat duidelijk is in welke volgorde je facturen zijn uitgegeven.
Je kunt natuurlijk altijd te maken krijgen met wanbetalers, maar er zijn verschillende dingen die je kunt doen om je klant te stimuleren je factuur zo snel mogelijk te betalen. Zo kun je een QR-code of betaallink op de factuur zetten via waar er direct betaald kan worden. Ook kun je je factuur zo timen dat de vervaldatum samenvalt met een vaste betaaldag van je klant.
Wil je alles te weten komen over facturatie, hoe om te gaan met wanbetalers, en gratis factuur templates krijgen? Download dan de gratis factuurgids!
Reactie plaatsen
Reacties